Mã đặt chỗ PNR, số vé 13 chữ số và các mã trên thẻ lên máy bay

Mã đặt chỗ (PNR) là chuỗi sáu ký tự chữ và số định danh hồ sơ đặt chỗ của bạn trong hệ thống của hãng bay, ví dụ K7XQ2M. Nó khác số vé điện tử, vốn là dãy 13 chữ số mà ba chữ số đầu là mã hãng xuất vé, như 738 của Vietnam Airlines. Trên vé và thẻ lên máy bay còn có hạng đặt chỗ một chữ cái, mã yêu cầu dịch vụ bốn chữ và một mã vạch chứa gần đủ những thông tin trên.

PNR: hồ sơ, không phải tấm vé

PNR là viết tắt của Passenger Name Record, hồ sơ tên hành khách. Khi bạn đặt chỗ, hệ thống tạo một hồ sơ chứa hành trình, tên người đi, cách liên lạc, tình trạng xuất vé và hàng loạt ghi chú. Sáu ký tự mà bạn nhận được, còn gọi là record locator hay booking reference, chỉ là "địa chỉ" để mở hồ sơ đó ra.

Người học nghề đặt chỗ được dạy năm thành phần bắt buộc của một PNR qua chữ viết tắt PRINT:

Một PNR có thể chứa nhiều người đi cùng, nhiều chặng, cả khách sạn hay xe đưa đón nếu đặt qua đại lý. Ngược lại, một chuyến đi cũng có thể nằm rải trên nhiều PNR nếu mua vé lẻ từng chặng.

Vì sao một chuyến đi có hai mã đặt chỗ

Đặt qua đại lý hay trang du lịch, bạn có thể nhận một mã từ hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) như Amadeus, Sabre hay Travelport mà đại lý dùng, và một mã khác từ hệ thống của chính hãng bay. Hai hồ sơ được đồng bộ với nhau. Khi làm thủ tục trực tuyến hay quản lý đặt chỗ trên trang của hãng, cần dùng mã của hãng; nếu mã đại lý báo không tìm thấy, đó thường là lý do. Với chuyến liên danh, hãng khai thác cũng có thể có mã riêng.

Số vé 13 chữ số và ba số đầu "biết nói"

Từ tháng 6/2008, IATA chấm dứt vé giấy trong hệ thống thanh toán của mình, mọi vé đều thành vé điện tử. Số vé điện tử có 13 chữ số: ba chữ số đầu là mã kế toán của hãng xuất vé, mười chữ số sau là số chứng từ.

Chú ý chữ "xuất vé": vé đi SGN – ICN – LAX có thể do một hãng xuất, bao gồm chặng của hãng khác. Hãng có ba số đầu trên vé là bên giữ tiền và chịu trách nhiệm đổi, hoàn vé theo điều kiện đã mua. Khi cần xử lý vé ở sân bay, nhân viên thường hỏi số vé chứ không chỉ mã đặt chỗ, vì một PNR có nhiều người thì mỗi người một số vé.

Một số hãng giá rẻ không dùng hệ thống vé điện tử chuẩn IATA; với những hãng này, mã đặt chỗ là thứ duy nhất bạn cần, không có số vé 13 chữ số.

Hạng đặt chỗ: một chữ cái quyết định quyền lợi

Trên vé thường có ô "Class" hoặc "Booking class" với một chữ cái. Đó không phải hạng ghế theo nghĩa thông thường mà là hạng đặt chỗ (RBD), mỗi chữ ứng với một mức giá và bộ điều kiện riêng trong cùng một khoang.

Chữ Y gần như ở hãng nào cũng là phổ thông giá cao nhất, linh hoạt nhất. Các chữ còn lại do từng hãng tự sắp xếp. Hai người ngồi cạnh nhau trên cùng hàng ghế có thể mang hai chữ khác nhau: một người được đổi ngày miễn phí, cộng nhiều dặm thưởng; người kia không được hoàn vé. Muốn biết chính xác, đọc điều kiện giá vé (fare rules) đi kèm, hoặc tra bảng hạng đặt chỗ trên trang của hãng.

Bên cạnh chữ cái, vé còn có mã cơ sở giá (fare basis), một chuỗi chữ và số như "KOWVN" hay "YRT" mà chữ đầu thường trùng với hạng đặt chỗ. Mã này chỉ cho nhân viên biết bạn đang dùng mức giá nào trong bảng giá.

Mã yêu cầu dịch vụ đặc biệt bốn chữ cái

Trong PNR, các yêu cầu đặc biệt được ghi bằng mã SSR bốn chữ cái theo chuẩn chung của ngành, để hãng nào, sân bay nào cũng hiểu như nhau. Đôi khi các mã này hiện ngay trên thẻ lên máy bay:

Nếu bạn đặt suất ăn đặc biệt hay xe lăn mà không thấy mã tương ứng khi làm thủ tục, hãy hỏi lại ngay tại quầy. Thiếu một dòng SSR là thiếu một suất ăn hay một chiếc xe lăn ở cửa máy bay.

Mã vạch trên thẻ lên máy bay chứa gì

Thẻ lên máy bay giấy, in tại nhà hay trên điện thoại đều có mã vạch theo chuẩn BCBP (Bar Coded Boarding Pass) của IATA. Chuẩn này dùng mã PDF417 cho thẻ giấy, và cho phép mã QR, Aztec, Data Matrix trên điện thoại. IATA đặt mục tiêu toàn ngành dùng thẻ có mã vạch từ cuối năm 2010. Phần bắt buộc của mã gồm các trường theo thứ tự cố định:

Chi tiết thú vị là ngày bay ghi theo số thứ tự ngày trong năm (kiểu ngày Julian): 318 là ngày 14 tháng 11 trong năm không nhuận. Cách ghi này tiết kiệm chỗ, ba chữ số là đủ.

Số SEQ in trên thẻ là thứ tự bạn làm thủ tục trong chuyến đó, không liên quan tới ghế hay hạng. Nhân viên cửa ra máy bay đối chiếu số này với danh sách để đếm khách đã lên. Trên thẻ của các chuyến bay đi Mỹ, đôi khi thấy dòng chữ SSSS: đó là ký hiệu hành khách được chọn kiểm tra an ninh bổ sung theo quy định của Mỹ, chỉ có nghĩa là bạn sẽ được kiểm tra kỹ hơn một bước.

Góc nhìn hôm nay: giữ kín mấy dãy ký tự này

Với mã đặt chỗ và họ tên, ai cũng có thể mở trang "quản lý đặt chỗ" của nhiều hãng bay, xem số điện thoại, thậm chí đổi chỗ ngồi hay huỷ chặng. Mã vạch trên thẻ lên máy bay chứa đúng hai thứ đó. Vì vậy:

• Đừng đăng ảnh thẻ lên máy bay, vé điện tử lên mạng xã hội, kể cả khi đã che tên; mã vạch vẫn đọc được.
• Xé hoặc cắt nát thẻ giấy sau chuyến bay thay vì bỏ nguyên vào thùng rác sân bay.
• Khi đọc mã đặt chỗ qua điện thoại cho tổng đài, đánh vần bằng bảng chữ cái phiên âm (Kilo, Seven, X-ray…) để tránh nhầm O với 0, I với 1.
• Lưu cả mã đặt chỗ của hãng lẫn số vé 13 chữ số ở nơi dễ tìm; khi chuyến bay có sự cố, đây là hai thứ nhân viên hỏi đầu tiên.