Thẻ hành lý ký gửi là dải giấy dán quanh quai vali, mang một dãy 10 chữ số, mã vạch và mã ba chữ cái của sân bay đến. Máy phân loại phía sau quầy chỉ cần đọc dãy số đó là biết vali thuộc khách nào, chuyến nào, phải đổ về máng nào. Từ lúc rời tay bạn ở quầy tới lúc xuất hiện trên băng chuyền nơi đến, một chiếc vali thường đi qua năm chặng: nhận, soi chiếu, phân loại, xếp lên máy bay và dỡ ra trả khách.
Đọc thẻ hành lý: dãy 10 số và chữ to nhất
Thẻ hành lý được in theo khuyến nghị chung của IATA để mọi sân bay, mọi hãng đọc được của nhau. Trên một thẻ thường có:
- Mã sân bay đến in chữ to nhất, ví dụ SGN, HAN, ICN. Đây là thứ mắt người nhân viên bốc xếp nhìn đầu tiên.
- Số hiệu chuyến bay và ngày của từng chặng. Nếu bay nối chuyến có hành lý chuyển thẳng, thẻ ghi lần lượt các chặng, sân bay trung gian in nhỏ hơn sân bay cuối.
- Họ tên khách và đôi khi mã đặt chỗ.
- Dãy 10 chữ số kèm mã vạch, lặp lại vài lần quanh thẻ để máy đọc được dù vali nằm nghiêng.
- Cuống thẻ nhỏ có cùng dãy số, nhân viên dán vào thẻ lên máy bay hoặc đưa riêng cho khách.
Ý nghĩa dãy 10 chữ số
| Vị trí | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số đầu tiên | Loại thẻ: thẻ thường, thẻ in dự phòng khi hệ thống lỗi, thẻ gửi gấp | 0 |
| Ba số tiếp | Mã kế toán của hãng phát hành thẻ, cùng mã với ba số đầu trên vé | 738 (Vietnam Airlines) |
| Sáu số cuối | Số sê-ri, hãng cấp lần lượt | 123456 |
Dãy số này được gọi trong ngành là "biển số" của vali. Nó không chứa tên hay chuyến bay; thông tin ấy nằm trong một bản tin điện tử mà hệ thống làm thủ tục gửi sang hệ thống hành lý, ghép biển số với khách và chặng bay. Khi máy đọc mã vạch, nó tra biển số trong bản tin đó để biết phải làm gì.
Cuống thẻ là bằng chứng duy nhất bạn đã gửi kiện ấy. Giữ nó tới khi nhận lại vali, đừng vứt cùng thẻ lên máy bay.
Chặng 1: quầy làm thủ tục và băng tải đầu tiên
Ở quầy, vali được đặt lên cân. Nhân viên in thẻ, quấn quanh quai, dán thêm nhãn phụ nếu cần, rồi nhấn nút cho băng tải đẩy vali qua tấm rèm cao su phía sau. Các nhãn phụ hay gặp:
- Nhãn ưu tiên (Priority): cho khách hạng cao, vali được xếp gần cửa hầm để dỡ ra trước.
- Nhãn nặng (Heavy): vali trên khoảng 23 kg, nhắc người bốc xếp nâng đúng tư thế. Nhiều hãng không nhận một kiện quá 32 kg vì giới hạn an toàn lao động, dù khách sẵn sàng trả phí; kiện nặng hơn phải chia nhỏ hoặc gửi dạng hàng hoá.
- Nhãn dễ vỡ (Fragile): nhắc cẩn thận, nhưng hãng thường yêu cầu khách ký miễn trách nhiệm cho đồ dễ vỡ đóng gói sơ sài.
- Nhãn nối chuyến: màu riêng ở một số sân bay để khu trung chuyển nhận ra nhanh.
Vali tròn, túi mềm có dây lủng lẳng, xe đẩy trẻ em thường được cho vào khay nhựa để không kẹt băng chuyền. Đồ quá khổ như gậy golf, xe đạp đi đường riêng qua quầy hành lý quá khổ.
Chặng 2: soi chiếu dưới tầng hầm
Ngay sau rèm, vali đi vào hệ thống băng chuyền ẩn dưới sàn nhà ga. Mọi kiện ký gửi trên chuyến thương mại đều phải qua soi chiếu an ninh trước khi lên máy bay. Ở sân bay hiện đại, việc này diễn ra tự động trên băng chuyền, nhiều cấp nối nhau: kiện nào máy không kết luận được thì chuyển sang người xem ảnh, rồi nếu cần thì mở kiểm tra có mặt khách hoặc theo quy trình riêng của cảng.
Với khách, điều cần biết chỉ là: pin lithium rời, sạc dự phòng, bật lửa không được để trong hành lý ký gửi. Nếu vali bị giữ lại, nhân viên sẽ gọi tên bạn ở khu cửa ra máy bay hoặc qua loa. Quy định chi tiết về vật phẩm, xem hướng dẫn của hãng và cảng hàng không.
Chặng 3: phân loại, nơi máy đọc mã và quyết định
Sau soi chiếu, vali đi qua các cổng đọc mã vạch: một vòng camera hoặc tia laser bao quanh băng tải, đọc thẻ dù nó nằm ở mặt nào. Máy phân loại dựa vào biển số để đẩy vali sang nhánh dẫn tới khu tập kết của đúng chuyến bay. Ở sân bay lớn, hệ thống này có thể dài hàng chục kilômét băng tải, có khay chạy tốc độ cao và kho đệm chứa vali của khách làm thủ tục quá sớm.
Nếu máy không đọc được thẻ vì rách, nhăn, dính băng keo, vali bị đẩy sang khu mã hoá thủ công: một người nhân viên đọc thẻ bằng mắt và nhập lại. Đây là lý do nên gỡ hết thẻ cũ của chuyến trước khỏi vali. Một thẻ cũ còn dán ở hông có thể khiến máy hoặc người đọc nhầm, gửi vali về một sân bay bạn đã rời từ tháng trước.
Chặng 4: khu tập kết và lên máy bay
Ở khu tập kết, nhân viên xếp vali của cùng chuyến vào toa kéo hoặc vào thùng chứa hàng định hình nếu là máy bay thân rộng. Vali nối chuyến, vali ưu tiên được đặt riêng để dỡ trước ở nơi đến. Mỗi kiện được quét thêm một lần khi xếp lên, để hệ thống biết chắc kiện nào đã lên máy bay.
Từ năm 2018, IATA đưa ra nghị quyết số 753, yêu cầu các hãng thành viên theo dõi mỗi kiện hành lý ít nhất ở bốn điểm: lúc nhận tại quầy, lúc xếp lên máy bay, lúc chuyển giao giữa các hãng khi nối chuyến và lúc trả cho khách ở nơi đến. Nhờ vậy, nhiều ứng dụng của hãng cho khách xem vali đang ở chặng nào. Một số hãng còn dùng thẻ gắn chip RFID, đọc được bằng sóng vô tuyến mà không cần nhìn thấy mã vạch, nên tỉ lệ đọc lỗi thấp hơn.
Hành lý của khách không lên máy bay
Với chuyến quốc tế, quy định an ninh hàng không yêu cầu vali chỉ được bay khi chủ của nó cũng lên máy bay. Nếu một khách đã gửi vali nhưng không có mặt khi cửa đóng, nhân viên phải tìm và dỡ kiện ấy ra. Việc này có thể làm chậm chuyến vài chục phút, và là một trong những lý do hãng giữ giờ đóng cửa rất nghiêm.
Chặng 5: dỡ hàng và băng chuyền nhận hành lý
Khi máy bay vào vị trí đỗ, nhân viên mở hầm và dỡ vali lên toa kéo. Vali nối chuyến đi một đường, chạy thẳng sang chuyến tiếp theo hoặc vào khu trung chuyển. Vali về đích được kéo tới khu cấp phát, đổ lên đầu băng chuyền phía sau vách. Màn hình ở sảnh nhận hành lý cho biết chuyến của bạn trả ở băng chuyền số mấy.
Nhiều sân bay đặt mục tiêu cho kiện đầu tiên và kiện cuối cùng xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định sau khi máy bay đỗ, tính theo hợp đồng giữa cảng, hãng và công ty phục vụ mặt đất. Vali ưu tiên thường ra trước. Kiện quá khổ không ra ở băng chuyền thường mà ở một cửa riêng gần đó.
Khi nhấc vali khỏi băng chuyền, đối chiếu biển số trên thẻ với cuống của bạn, vì vali đen cùng hãng cùng cỡ là chuyện rất thường. Một số sân bay có nhân viên kiểm cuống thẻ ở cửa ra. Nếu vali không xuất hiện hoặc bị hư hỏng, đừng rời khu nhận hành lý, hãy tới quầy dịch vụ hành lý ngay tại sảnh đó.
Mẹo nhỏ giúp vali đi đúng đường
- Gỡ toàn bộ thẻ cũ và nhãn dán của chuyến trước.
- Gắn một thẻ tên riêng có số điện thoại và email bên ngoài, đặt thêm một tờ thông tin bên trong vali phòng khi thẻ ngoài rách.
- Thu gọn quai đeo, dây buộc lỏng để khỏi kẹt băng chuyền.
- Kiểm tra mã sân bay đến trên thẻ ngay ở quầy, nhất là khi bay tới thành phố có nhiều sân bay hoặc có mã dễ nhầm.
- Chụp ảnh vali và cuống thẻ trước khi gửi; ảnh giúp mô tả nhanh nếu cần.
- Với chuyến nối có hai vé rời, hỏi rõ vali có được chuyển thẳng không. Thường là không, và bạn phải nhận rồi gửi lại.
Câu hỏi thường gặp
Dãy số trên thẻ hành lý ký gửi có ý nghĩa gì?
Đó là dãy 10 chữ số: số đầu chỉ loại thẻ, ba số tiếp là mã kế toán của hãng (Vietnam Airlines là 738), sáu số cuối là số sê-ri. Hệ thống hành lý dùng dãy này để tra ra chủ vali và chuyến bay.
Cuống thẻ hành lý dùng để làm gì?
Cuống thẻ là bằng chứng bạn đã gửi kiện hành lý đó, mang cùng dãy số với thẻ trên vali. Giữ nó tới khi nhận lại vali; khi cần báo vali chậm, hư hỏng hay nhầm, nhân viên sẽ hỏi số trên cuống.
Vì sao phải gỡ thẻ hành lý cũ khỏi vali?
Máy đọc mã có thể đọc nhầm thẻ cũ, hoặc nhân viên nhìn thấy mã sân bay cũ và chuyển vali sai hướng. Gỡ hết thẻ và nhãn của chuyến trước giúp vali đi đúng chuyến.
Nối chuyến thì có phải lấy hành lý rồi gửi lại không?
Nếu cả chuyến đi nằm trên một vé và hãng đồng ý chuyển thẳng, thẻ hành lý ghi tới điểm cuối và bạn không phải nhận lại ở sân bay trung gian, trừ một số nước yêu cầu làm thủ tục hải quan ở điểm nhập cảnh đầu tiên. Nếu là hai vé rời, thường bạn phải nhận vali rồi làm thủ tục gửi lại.
Một kiện hành lý ký gửi nặng tối đa bao nhiêu?
Mức cân miễn cước tuỳ hạng vé và hãng, nhưng nhiều hãng không nhận một kiện nặng quá 32 kg vì lý do an toàn cho người bốc xếp, kể cả khi khách trả phí quá cân. Kiện nặng hơn phải chia nhỏ hoặc gửi dạng hàng hoá; xem điều lệ của hãng trước khi đi.
